Varmista, että ilmoitukset johtavat toimenpiteisiin
Huolehdi siitä, että jokainen havainto, läheltä piti -tilanne, tapaturma ja poikkeama etenee ilmoituksesta vastuuhenkilölle, toimenpiteeksi ja päätökseen asti.
Käytännön tarve
Työntekijöillä tulee olla helppo tapa tehdä ilmoituksia havainnoistaan työssä. HSEQ-vastaavien taas pitää voida luottaa siihen, että jokainen havainto tai poikkeama etenee sovittuihin jatkotoimiin.
Miksi nykyinen toimintatapa ei enää riitä?
Havaintoja ja poikkeamia kirjataan usein sähköposteihin, Excel-taulukoihin, keskustelukanaviin, lomakkeilla tai toimipaikkakohtaisten käytäntöjen mukaisesti. Kun kanavia on monta, sisäisten tiimien on vaikea säilyttää kokonaiskuvaa. Urakoitsijoille ja muille ulkoisille sidosryhmille tarvitaan lisäksi helppo tapa tehdä ilmoituksia ilman pääsyä yrityksen sisäisiin järjestelmiin.
Mitä arvoa Plenaxy tuo HSEQ-työhön?
Havaintojen ja poikkeamien kirjaaminen helpottuu, jatkotoimet pysyvät näkyvillä ja esihenkilöt saavat selkeämmän näkymän avoimiin toimenpiteisiin, toistuviin ongelmiin ja valmiiksi tehtyihin korjauksiin. Kun vastuut muuttuvat, on helpompi nähdä, kuka vastaa mistäkin, ja siirtää tehtävät seuraavalle vastuuhenkilölle.
Mistä kannattaa aloittaa?
Aloita yhdestä konkreettisesta työnkulusta, kuten läheltä piti -tilanteista tai poikkeamista. Hyödynnä valmiita rakenteita, nimeä vastuuhenkilöt ja varmista jo kokeilujakson aikana, että jatkotoimet tulevat näkyviksi.
Suositeltu ratkaisu: PRO24 Ilmoitukset
PRO24 Ilmoitukset tukee matalan kynnyksen ilmoittamista, luokittelua, vastuunjakoa ja toimenpiteiden seurantaa. Myöhemmin sen voi yhdistää luontevasti PRO24 Toiminnan arvioinnit -moduuliin, kun havainnoista ja poikkeamista nousee esiin riskejä, jotka vaativat rakenteellisempaa käsittelyä.