Se till att rapporteringar leder till åtgärder
Säkerställ att varje observation, tillbud, olycka och avvikelse följs upp från anmälan till ansvarsfördelning, genomförda åtgärder och slutligt beslut.
Praktiskt behov
Medarbetarna behöver ett enkelt sätt att rapportera observationer på arbetsplatsen. Samtidigt måste HSEQ-ansvariga kunna lita på att varje observation eller avvikelse leder till överenskomna uppföljningsåtgärder.
Varför räcker det nuvarande arbetssättet inte längre?
Observationer och avvikelser dokumenteras ofta i e-post, Excel-filer, chattkanaler, formulär eller enligt verksamhetsställesspecifika rutiner. När informationen sprids över flera kanaler blir det svårt för interna team att behålla överblicken. Dessutom behöver entreprenörer och andra externa intressenter ett enkelt sätt att göra anmälningar utan åtkomst till företagets interna system.
Vilket mervärde tillför Plenaxy till HSEQ-arbetet?
Plenaxy gör det enklare att dokumentera observationer och avvikelser, hålla uppföljningsåtgärderna synliga och ge chefer en tydligare bild av pågående åtgärder, återkommande problem och redan genomförda korrigeringar. När ansvarsfördelningen förändras blir det också enklare att se vem som ansvarar för vad och att överföra uppgifter till nästa ansvarsperson.
Var bör man börja?
Börja med en konkret arbetsprocess, till exempel tillbud eller avvikelser. Utnyttja befintliga strukturer, utse ansvariga personer och säkerställ redan under testperioden att uppföljningsåtgärderna är tydliga.
Rekommenderad lösning: PRO24 Observationer
PRO24 Observationer underlättar rapportering med låg tröskel, klassificering, ansvarsfördelning och uppföljning av åtgärder. Senare kan modulen på ett naturligt sätt kopplas samman med PRO24 Utvärdering, när observationer och avvikelser leder till risker som kräver mer strukturerad hantering.